2025年3月9日周日
在昨天我們說到的Cost of Goods Sold（銷售成本）=Opening Stock（期初存貨） + Purchases（採購）-Closing Stock（期末存貨），但會計學卻不只有這一種單法去計算銷售成本，對，所以昨天的方法不是絕對——雖然不是絕對只有這種方法，但當有大量出入流量的時候這個方法就是一個簡易的方式入帳，會計學稱為Periodic Inventory System（定期盤存制度），這個方法也是一般初學會計的課程會提到。
而另外一種稱為Perpetual Inventory System（永續盤存制度），是我現在新系統所使用的成本入帳方式，日後會講到的，因為也沒幾個情況是可以在公司待到需要換系統。
他們兩者的分別在那裡呢？在於入帳的方式，而不是庫存的計算方法。
由於篇幅關係，我先做入庫的入帳吧，用回昨天先進先出的例子，在Periodic Inventory System的情況下，入帳的方式就會是：
Debit Purchases $5000
Credit Cash $5000
出庫的入帳在這個情況是不能完成的，因為我之前並沒有提供到銷售發票中所使用的金額！（笑）先假設出貨都是以$4@出售好了：
Debit Cash $8000
Credit Sales $8000
Periodic Inventory System的情況下，每次的入庫和出庫均不會涉及屬於資產的Inventory 帳目中，但我們總得需要Inventory 的金額放回在資產負債表裡面對不對？
所以在每個月的月底我就會以系統計算好的金額入帳：
Debit Inventory $4800
Credit Closing Stock $4800
是的，這個做法不論是Opening Stock、Purchases還是Closing Stock，他們都是損益表的一部分，而計算Gross Profit（毛利）的方式就是Sales-Cost Of Goods Sold=Gross Profit（當然毛利還可以有公司收到採購折扣、其他收入加入，或是公司付出的銷售折扣、收到客戶的退貨、庫存的報廢而且減去）
以昨日的例子而言，1月總出售了$4x5000=即是有$20000收入，減Cost Of Goods Sold（Purchases-Closing Stock）的$7000，毛利有$13000
而以平均法計算庫存價值的入帳方式是一樣的，但由於成本改變為$7023.80，毛利也因為變成$12976.20
而整理帳目時最常看到的就是錯記了出庫的日子。
ERP系統的特點是可以整合全公司不同部門的工作到同一個地方，所以每一個部門的不同工序最終也會影響到財務報表，這些情況在月初月底和年初年底會更加明顯而且不能不修改。
那是如何出錯的呢？花樣太多未能盡錄，節錄如下：銷售同事依客戶的需求開單後，貨並沒有即時安排送出、倉庫跨月出庫、開單後只保存沒有成功勾對庫存……
但這些錯並不容易被發現的（所以以前做到凌晨4點不是沒有原因，哭哭），因為在Periodic Inventory System中，出入庫的紀錄根本不會經過庫存的分類帳，這也是一個重點我們為甚麼用了十幾年突然想換系統的一個原因之一（另外還涉及國內關聯公司的稅務入帳等等）。
使用Periodic Inventory System是有歷史原因，即使有系統的幫助，但在二三十年前還是有不少公司沒有辦法以Perpetual Inventory System處理庫存，人手問題、當年沒有雲端、硬碟容量不過1GB、系統不容，以我們公司的收入流量需要的伺服器儲存空間太多，因為所以即使我們有內建伺服器也好，來到2020年代也真的需要淘汰。
果然也是時代的眼淚～
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